Für Gäste ist die Ferienwohnung meist ein unbekannter Ort, an dem sie sich erstmal zurechtfinden müssen. Mit einer ersten Orientierung durch die Willkommensmappe wird dies deutlich erleichtert. Sie ersetzt eventuelle Rückfragen, lange Suchen und wirkt besonders aufmerksam. In folgendem Beitrag erfahren Sie, was eine Willkommensmappe beinhalten sollte und welche Ergänzungen empfehlenswert sind. Praktische Tipps zur Umsetzung haben wir ebenfalls für Sie zusammengestellt.
Aufbau & Gestaltung der Willkommensmappe
Eine gute Willkommens- oder Gästemappe sollte sinnvoll strukturiert und für den Gast übersichtlich sein. Je nach Umfang können ein Inhaltsverzeichnis oder farblich gekennzeichnete Abschnitte helfen.
Im Vorfeld sollten Sie überlegen, welches Format sinnvoll ist und wie die Gestaltung aussehen soll. Dazu gehören:
- Schutz für Langlebigkeit: Laminierte Seiten oder feste Schutzfolien sorgen dafür, dass Flecken oder Eselsohren verhindert werden.
- Format: Einzelne Seiten, ein Ringbuch oder der personalisierte Ausdruck? Für verschiedene Unterkünfte kommen auch verschiedene Formate infrage.
- Design: Einheitlichkeit bei Farben und Schriftarten sowie ggf. ein Logo sehen nicht nur professionell aus, sondern schaffen einen Wiedererkennungswert durch das eigene Branding.
- Zugänglichkeit: Mit einem Inhaltsverzeichnis, farblich codierten Seiten, großer Schriftart und einer Gliederung finden Gäste schnell genau das, was sie suchen.
- Zielgruppe: Jede Zielgruppe hat andere Bedürfnisse und Wünsche an eine Gästemappe. Überlegen Sie im Vorfeld, welche Gäste Sie mit Ihrer Ferienunterkunft erreichen möchten, und gestalten Sie die Willkommensmappe entsprechend. Generell ist es aber entscheidend, einen freundlichen Ton zu nutzen, damit kein Gefühl von Bevormundung entsteht.
Inhalt der Willkommensmappe: Was sollte drinstehen?
Auch wenn die Gästemappe an sich kein Must-have ist, gibt es den ein oder anderen Aspekt, der sich mittlerweile etabliert hat und in vielen Mappen zu finden ist. Eigene Erfahrungen, die Sie in Ferienwohnungen gemacht haben, können hier ebenfalls einfließen. Wer schon einmal versucht hat, einen unbekannten Fernseher zu bedienen, verzweifelt den zugehörigen Parkplatz gesucht hat oder nicht wusste, wo die Mülltonnen stehen, weiß genau, wie neue Gäste sich fühlen. Auch Wünsche oder Fragen früherer Gäste können ideal für Überarbeitungen bestehender Mappen genutzt werden.
Erstellen Sie vor Beginn des Schreibens und der Gestaltung eine Checkliste, in der Sie alles, was Ihnen einfällt, dokumentieren.
Begrüßung
Mit einem netten Willkommensgruß fühlen sich die Gäste wertgeschätzt und freuen sich doppelt auf den Aufenthalt. Ihr Name sollte darin für die persönliche Note auch nicht fehlen. Bei Bedarf können Sie die Begrüßung auch personalisieren.
Nach der ersten Begrüßung können Sie eine kurze Info zu Ihnen als Gastgeber einfügen. Ein paar Sätze darüber, wer Sie sind und eventuell ein Foto steigern das Vertrauen und bauen eine persönliche Beziehung auf, auch wenn der Gast Sie nicht direkt kennt.
Anreise / Check in / Check-out
An dieser Stelle fügen Sie detaillierte Angaben beispielsweise zum Parkplatz auf. Auch Informationen zu den Schlüsseln und möglichen Türcodes können nochmal mit aufgenommen werden, damit der Gast nicht in die vorherige Korrespondenz schauen muss. Zudem ist hier Platz für weitere individuelle Besonderheiten bei der Anreise.
Besonders wichtig sind auch die Abreise-Regeln. Beantworten Sie Fragen zur Abgabe der Schlüssel, zu notwendigen Aufräumarbeiten wie gesammelten Handtüchern oder benutztem Geschirr und der Müllentsorgung. Damit die Endreinigung ungestört stattfinden kann, ist auch eine festgelegte Abreisezeit unabdingbar.
Nutzung der Unterkunft & vorhandene Technik
WLAN ist heutzutage Teil fast aller Ferienunterkünfte. Schreiben Sie in die Gästemappe sowohl das Netzwerk als auch das WLAN-Passwort. Auch kurze Bedienungsanleitungen für Geräte wie Spülmaschine, Waschmaschine, Fernseher und Ähnliches helfen den Gästen, sich zurechtzufinden – schließlich ist nicht immer alles selbsterklärend. Neben den Kurzanleitungen sollten Sie auch den Standort der umfangreichen Bedienungsanleitungen angeben, falls es zu Problemen kommt.
Wenn die Ferienunterkunft Besonderheiten wie Alarmanlagen hat, sollten Sie nicht nur generell darauf hinweisen, sondern auch die Funktion und ein mögliches Ausstellen bei selbstausgelösten Fehlalarmen erklären. Rauchmelder sind überall in Deutschland Pflicht, eine kurze Info zum Ausstellen bei Fehlalarmen ist daher hilfreich. Wenn Erste-Hilfe-Sets oder Feuerlöscher vorhanden sind, sollten Sie die Standorte deutlich machen.
Hausordnung
Wie für jede andere Mietwohnung auch können Sie für Ihre Ferienwohnung eine Hausordnung erstellen. Darin sind beispielsweise Punkte wie Grillen, Ruhezeiten, Nutzung der Gemeinschaftsflächen, ein Verbot von Partys, Rauchen oder nicht angemeldeten Übernachtungsgästen geregelt.
Auch die Mülltrennung ist ein Aspekt, den Sie in der Hausordnung auf- und ausführen können. Geben Sie an, wie der Müll bereits in der Unterkunft getrennt werden soll, wo die entsprechenden Container stehen und dass der Müll bei Abreise entsorgt werden muss. Hilfreich ist auch der Standort des nächsten Glascontainers.
Weitere individuelle Regelungen können an dieser Stelle ergänzt werden.
Besondere Extras hervorheben
Gibt es in der Ferienwohnung eine Spielesammlung, Bücher zum Lesen oder sogar zum Tauschen, einen Pool, einen vorhandenen Grill oder Leihfahrräder? Dann nehmen Sie die Informationen dazu unbedingt auf. Für Gäste kann es sonst sehr frustrierend sein, dass beispielsweise Fahrräder schon in der Anzeige betont werden, sie diese dann aber durch verschlossene Türen oder nicht vorhandene Reifenpumpen nicht nutzen können.
Vermieten Sie gern an Familien, sind Beistellbettchen, ein Hochstuhl oder Spielzeug tolle Extras, die erwähnt werden sollten.
Notfallkontakte & wichtige Adressen
Zu den Notfallkontakten gehören Nummern und Adressen des ärztlichen Notdienstes, des nächsten Krankenhauses und der nächsten Apotheke. Dürfen Haustiere mit in die Unterkunft, ist auch der Kontakt des nächstgelegenen Tierarztes nicht verkehrt.
Haben Sie häufig ausländische Gäste oder vermieten Sie im Ausland, sind die Nummern von Polizei und Feuerwehr hilfreich.
Lokale Infos & Empfehlungen
Viele Gäste werden die Unterkunft und die Umgebung zum ersten Mal besuchen. Ein kleiner Überblick über die regionalen Angebote und Ihre persönlichen Empfehlungen erleichtert die Tagesplanung und erspart langes Suchen.
Namen und Adressen umliegender Restaurants, Cafés und Bars sind genauso hilfreich wie Adressen des alltäglichen Lebens, also beispielsweise Supermärkte, Bäcker und Drogerien.
Freizeitangebote für verschiedene Altersgruppen, Sehenswürdigkeiten und Tipps zu Ausflügen sorgen für einen entspannten Urlaub.
Für den Transport vor Ort, egal ob die Gäste mit dem eigenen PKW anreisen oder nicht, sind Informationen zu den örtlichen Bussen, Zügen und Taxiunternehmen sinnvoll.
FAQ
Damit Ihre Gäste nicht bei jeder aufkommenden Frage in der Gästemappe suchen müssen, kann ein kurzes FAQ am Ende Zeit sparen. Hier werden noch einmal bereits beantwortete Fragen aufgegriffen, beispielsweise zur Müllentsorgung, Funktionsweisen der Geräte, Lagerorte für weitere Handtücher oder Hinweise zur Vorgehensweise bei Schlüsselverlust.
Optionale Ergänzungen der Infomappe für die Ferienunterkunft
Mit einigen optionalen Ergänzungen können Sie die Willkommensmappe für Ihre Ferienwohnung noch hilfreicher gestalten und so den Komfort der Gäste erhöhen.
- Regionale Karten und Flyer
- Webadressen zu verschiedenen Anbietern der Region (z. B. Restaurants, Aktivitäten etc.)
- Veranstaltungskalender für aktuelle Events
- Hinweise zu barrierefreien Optionen (besonders hilfreich, wenn auch die Ferienunterkunft barrierefrei ist)
- Infos für Familien mit Kindern (z. B. Kinderbetreuung)
- Ein Gästebuch mit Bitte um Eintrag und/oder Bitte um Rezension auf der Buchungsplattform
Tipps zur Umsetzung der Willkommensmappe fürs Ferienhaus
Damit Ihre Gästemappe auch gelingt und immer auf dem neuesten Stand ist, haben wir ein paar Tipps zur Umsetzung zusammengestellt.
Lesefreundlichkeit
Für das Verständnis und die tatsächliche Nutzung der Gästemappe ist es hilfreich, dass die Sprache klar ist. Kurze Abschnitte werden eher gelesen als lange Fließtexte. Mit Bullet Points oder Icons werden besonders wichtige Elemente optisch hervorgehoben. Gleichzeitig reduzieren Sie damit ebenfalls die Menge an Text.
Auch durch Rahmen, Farben oder Ähnliches können wichtige Informationen hervorgehoben werden und springen dem Gast direkt ins Auge.
Aktualisierung & Pflege
Insbesondere, wenn Sie einen Eventkalender, Adressen, Öffnungszeiten oder Telefonnummern in die Gästemappe integriert haben, sollten Sie regelmäßig die Angaben auf Aktualität überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Zur Reduzierung des Aufwands können Sie alternativ QR-Codes zu den Websites nutzen oder die Webadressen einfügen.
Damit Gäste von Anfang an einen guten Eindruck haben, ist es zudem wichtig, den Zustand der Willkommensmappe zu prüfen. Dreckige, ausgerissene oder geknickte Seiten wirken unprofessionell.
Analoge und digitale Mappe kombinieren
Die wichtigsten Informationen sollten immer analog zur Verfügung stehen. Nicht jeder hat zwangsläufig ein Handy dabei oder möchte auf digitale Inhalte zurückgreifen. Sie können die Willkommensmappe zusätzlich aber trotzdem als PDF oder Webversion bereitstellen, sodass Gäste auch von unterwegs darauf zugreifen können. Zudem besteht online die Möglichkeit, Inhalte noch weiter auszuführen, ohne, dass die gedruckte Mappe zu lang wird.
Gäste zur Nutzung animieren
Sie haben sich viel Mühe mit der Gästemappe gegeben und trotzdem wird sie nur wenig oder sogar gar nicht genutzt? Das ist nicht nur schade um Ihre Arbeit, sondern kann auch zu späterem Ärger mit den Gästen führen, wenn beispielsweise Müll nicht korrekt entsorgt wurde oder die Gäste Sie wegen Fragen kontaktieren, welche in der Mappe bereits beantwortet wurden.
Hilfreich kann daher sein:
- Schon in der Begrüßungsnachricht nach erfolgter Buchung auf die Willkommensmappe der Ferienunterkunft hinzuweisen und anzumerken, dass viele Fragen darin bereits beantwortet werden
- Die Mappe an einem prominenten Ort wie dem Esstisch, dem Wohnzimmertisch oder der Arbeitsplatte zu platzieren, sodass sie nicht übersehen werden kann.
- Bereits bei der Gestaltung darauf zu achten, dass die Gästemappe visuell attraktiv ist, beispielsweise durch Farben, Bilder oder Logos und eine sinnvolle Gliederung zu nutzen.
Fazit
Eine Willkommensmappe für Ferienwohnungen ist besonders hilfreich, um Gäste zu informieren, sich selbst in Bezug auf Anfragen zu entlasten und einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Durch eine gute Struktur, wichtige Informationen und passende Ergänzungen verhelfen Sie Ihren Gästen zu einem entspannten Start in den Urlaub.
