Ob Familienfeiern, Vereinsfahrten, Seminare oder Monteurtrupps – viele Reisende suchen nach Gruppenunterkünften, in denen sie gemeinsam unter einem Dach übernachten können. Für Vermieter ist das eine große Chance, denn mit einer Unterkunft für große Gruppen lässt sich nicht nur die Auslastung verbessern, sondern oft auch ein höherer Umsatz pro Buchung erzielen. Doch wer Gruppen beherbergen möchte, muss einige besondere Anforderungen erfüllen. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten sollten.
Welche Gruppen suchen gemeinsame Unterkünfte – und warum?
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Zielgruppen, die an einer Gruppenunterkunft interessiert sein könnten. Sie werden schnell feststellen: Die Gründe sind genauso vielfältig wie die Erwartungen und Anforderungen.
Mögliche Gruppenarten
• Großfamilien oder Freundesgruppen, die zusammen in Urlaub fahren
• Vereine, die auf Trainingsfahrt gehen oder einen Ausflug machen
• Schulklassen oder Jugendfreizeiten
• Firmen, die ein Team-Event oder eine Tagung veranstalten
• mehrere Monteure, die gemeinsam für einen Montageeinsatz gebucht sind
• Hochzeitsgesellschaften oder Gäste von Familienfeiern
Tipp: Machen Sie sich klar, welche Gruppen Sie ansprechen möchten. Ein Haus für Jugendgruppen muss andere Kriterien erfüllen als ein Rückzugsort für ein Firmenseminar. Indem Sie vorher klar kommunizieren, wer bei Ihnen willkommen ist, ersparen Sie sich unnötige Arbeit. Denn auch wenn es Zeit kostet: Eine Absage gehört zum guten Ton.
Raumangebot und flexible Schlafmöglichkeiten für Gruppen
Gruppen brauchen Platz – und zwar nicht nur zum Schlafen. Je mehr Personen zu einer Gruppe gehören, desto mehr Raum nimmt sie in Anspruch. Damit sich niemand eingeengt fühlt und es ausreichend Rückzugsmöglichkeiten gibt, sollten Gruppenunterkünfte idealerweise die folgenden Ausstattungsmerkmale aufweisen:
• Mehrbettzimmer oder flexibel kombinierbare Doppelzimmer
• zusätzliche Schlafmöglichkeiten wie Ausziehsofas oder Zustellbetten
• gemütliche Gemeinschaftsräume zum Essen, Spielen oder Unterhalten
• großzügige Küchen oder Kochgelegenheiten für Selbstversorger
Beispiel: Ein Vermieter in der Eifel hat zwei nebeneinander liegende Ferienhäuser verbunden und bietet beide zusammen für Gruppen von bis zu 20 Personen an. Die Gebäude verfügen über zwei Küchen, ein großes Esszimmer und ein gemütliches Kaminzimmer – perfekt für eine größere Reisegesellschaft.
Angemessene sanitäre Ausstattung von Gruppenunterkünften
Einer der häufigsten Kritikpunkte bei Gruppenreisen sind zu wenig Bäder oder Toiletten. Wenn für die Warterei auf einen freien Dusch-Slot viel Zeit draufgeht oder sich Schlangen vor dem stillen Örtchen bilden, ist es schnell vorbei mit der guten Stimmung innerhalb der Gruppe. Sorgen Sie deshalb für ausreichend Badezimmer (Faustregel: mindestens ein Bad pro sechs Gäste) sowie bei Bedarf für barrierefreie Einrichtungen. Separate WCs erhöhen den Komfort zusätzlich und bleiben mit Sicherheit in guter Erinnerung.
Tipp: Kommunizieren Sie offen, wie viele Bäder zur Verfügung stehen. Gruppen schätzen transparente Informationen bei der Planung und können sich auf die vorhandenen Gegebenheiten einstellen.
Gemeinschaftsbereiche sind der soziale Mittelpunkt
Menschen, die zusammen auf Reisen gehen, möchten in der Regel Zeit miteinander verbringen. Sorgen Sie deshalb für Räume, in denen alle zusammenkommen können und sich wohlfühlen. Oft ist ein großzügiger, ansprechend eingerichteter Gemeinschaftsbereich sogar wichtiger als die Ausstattung der einzelnen Schlafzimmer, in denen man sowieso nur die Nacht verbringt. Investieren Sie deshalb in:
- einen großen Esstisch, an dem alle Personen Platz nehmen können.
- einen gemütlichen Wohnbereich mit ausreichend Sitzgelegenheiten.
- Freizeitangebote wie Spiele, Bücher, einen Kicker, Billard, TV und WLAN.
- den Außenbereich und sorgen Sie mit wetterfesten Sitzgelegenheiten, Grillplatz und Feuerschale für einen angenehmen Aufenthalt auf der Terrasse oder im Garten.
Praxisbeispiel: Eine Gastgeberin in Bayern hat einen umgebauten Bauernhof mit Innenhof, Lagerfeuerstelle und einer großen Tafel unter freiem Himmel. Das ist ideal für Vereinsgruppen und Familientreffen, die eine ungezwungene Atmosphäre schätzen.
Küche und Verpflegung: Selbstversorger oder Catering?
Viele Gruppen kochen gerne selbst, weil es in geselliger Runde viel Spaß macht. Aber nicht alle haben Lust darauf oder die Zeit dafür. Bieten Sie Ihren Gästen daher flexible Optionen. In einer gut ausgestatteten Küche, in der es mehrere Herdplatten, einen Backofen, einen großen Kühlschrank und ausreichend Geschirr gibt, können sich die Selbstversorger austoben. Alle anderen freuen sich über ein optional buchbares Frühstücksangebot oder die Empfehlung für ein Restaurant in der Umgebung, das auch Gruppenmenüs anbietet.
Tipp: Legen Sie eine Infomappe mit Kontakten, Lieferdiensten und Supermärkten an und platzieren Sie diese gut sichtbar im Eingangsbereich oder auf dem Küchentisch.
Wichtige Aspekte: Lage, Mobilität und Freizeitangebote
Eine Gruppenunterkunft mitten in der Natur hat andere Vorteile als eine in Stadtnähe. In Ihrem Angebot sollten Sie die Pluspunkte auf jeden Fall hervorheben. Ausschlaggebend für eine Buchung sind beispielsweise:
Gute Anbindung: Ist Ihre Gruppenunterkunft gut mit Auto oder Bahn erreichbar? Wo befindet sich die nächste Haltestelle? Gibt es Parkplätze in der Nähe? Könnte ein Bus problemlos halten und wenden?
Freizeitmöglichkeiten: Ob in der Stadt, auf dem Dorf oder mitten im Wald, punkten Sie mit Aktivitäten für verschiedene Altersgruppen, die es in der Nähe Ihrer Unterkunft gibt: etwa Wanderwege, ein Schwimmbad, Sehenswürdigkeiten oder ein Museum.
Beispiel: Ein Ferienhof an der Mecklenburger Seenplatte bietet Kanutouren und geführte Naturwanderungen an – ein Angebot, das sich perfekt für aktive Gruppen eignet und das am Ende der Grund dafür sein könnte, dass die Wahl auf genau diese Unterkunft fällt.
Spezielle Ausstattung für bestimmte Gruppen
Jede Gruppe ist für sich bereits individuell und hat ganz eigene Ansprüche. Und auch wenn es unmöglich ist, am Ende allen zu einhundert Prozent gerecht zu werden, sollten Sie doch die wichtigsten Bedürfnisse einer Zielgruppe kennen und in die erforderliche Mindestausstattung investieren.
- Firmen benötigen Seminarräume mit Beamer, Flipchart und WLAN.
- Sportgruppen wissen abschließbare Fahrrad- oder Skikeller sehr zu schätzen.
- Langzeitmietern tun Sie mit einer Waschmaschine und einem Trockner einen Gefallen.
- Schüler- und Kindergruppen brauchen ein Spielzimmer oder einen Spielplatz.
- Familien mit kleinen Kindern erwarten Hochstühle, Reisebetten und einen Steckdosenschutz.
Vermarktung und Verwaltung: So vermieten Sie Ihre Gruppenunterkunft mit Erfolg
Nachdem wir nun ausführlich beschrieben haben, was Gruppen von einer Unterkunft erwarten und wie Sie den unterschiedlichen Ansprüchen und Bedürfnissen am besten begegnen, wechseln wir nun auf die Vermieter-Seite. Damit Ihr Vorhaben gelingt, Sie Ihre Gruppenunterkunft wirtschaftlich betreiben und dabei immer den Überblick behalten, haben wir Ihnen die wichtigsten Aspekte zusammengestellt.
Buchung und Bezahlung bei Gruppenreisen
Gruppenreisen, ob privater oder beruflicher Natur, haben oft einen „Reiseleiter“, der die Buchung übernimmt. Das ist zu Ihrem Vorteil, da Sie nur einen Ansprechpartner haben, mit dem Sie das Geschäftliche regeln und der alle relevanten Informationen an die Gruppe weitergibt. Sorgen Sie für klare Prozesse bei der Buchung und kommunizieren Sie alle wichtigen Vertragsdetails im Vorfeld.
• Wer ist Ihr Ansprechpartner für die Buchung und die Kommunikation?
• Wie hoch sind Anzahlung und Restzahlung und welche Zahlungsarten werden akzeptiert?
• Soll die Rechnung bei einer geschäftlichen Gruppe auf den Firmennamen ausgestellt werden?
• Wie lauten die Stornobedingungen und variieren diese je nach Gruppengröße und Vorlaufzeit?
Halten Sie alle Vertragsbedingungen schriftlich fest und fassen Sie mündlich vereinbarte Sonderregelungen im Anschluss in einer E-Mail an den Ansprechpartner zusammen, damit Sie im Zweifel nicht nur das Telefongespräch haben, auf das Sie sich beziehen können.
Kooperation mit regionalen Partnern
Ein Netzwerk vor Ort macht Ihr Angebot attraktiver und es ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Arbeiten Sie zum Beispiel mit Catering-Services oder Frühstückslieferanten zusammen, um Ihre Gäste kulinarisch zu verwöhnen. Vereinbaren Sie Sondertarife beim Fahrrad-, Boots- oder E-Bike-Verleih um die Ecke oder dem Kletterpark in Ihrer Region. So können Sie in Ihrem Inserat mit preiswerten Aktivitäten locken und der Freizeitanbieter oder Veranstalter von Outdoor-Aktivitäten freut sich über kostenlose Werbung und ausgebuchte Touren. Es lohnt sich zudem, mit einem örtlich ansässigen Taxiunternehmen zu kooperieren, damit Sie Ihren Gästen auf Wunsch einen Shuttleservice für Ausflüge oder Transfers vermitteln können. Die Zusammenarbeit mit lokalen Anbietern bereichert nicht nur das Gästeerlebnis, sondern fördert auch die Region.
Preismodelle und Mindestaufenthalt für Gruppen
Viele Gäste bringen mehr Einnahmen als wenige Gäste. Die Beherbergung großer Gruppen ist daher lukrativ. Jedoch steigt auch der Verwaltungs- und Reinigungsaufwand, wenn mehrere Personen buchen und die Unterkunft nutzen. Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie die Anzahl der Bettenwechsel reduzieren und lieber einmal eine Gesamtrechnung stellen, anstatt jeden Gast einzeln abzukassieren.
Setzen Sie auf:
• Gruppenpauschalen statt Einzelpreise pro Person
• Wochenendpauschalen (z. B. Freitag bis Sonntag, Fixpreis für bis zu 15 Personen)
• Mindestaufenthalt von zwei oder drei Nächten
• Reinigungs- und Nebenkostenpauschale bei größeren Gruppen
Konflikte und Haftung: Vorsorge statt Nachsorge!
Je mehr Menschen sich zusammenfinden, desto lauter und lebendiger geht es erfahrungsgemäß zu. Schnell fühlt sich manch einer in seiner Nachtruhe gestört oder es kommt im munteren Beisammensein etwas zu Schaden. All das kann natürlich passieren. Um sich jedoch Missverständnisse und Diskussionen zu ersparen, sollten Sie klare Regeln aufsetzen, eine Kaution verlangen und dafür sorgen, dass bei Fragen und Problemen jederzeit jemand erreichbar ist. Wir empfehlen Ihnen:
• Kaution bei Gruppenbuchung (z. B. 200–500 Euro)
• Checkliste beim Ein- und Auschecken
• Hausordnung mit klaren Ruhezeiten
• Notfallnummern und Ansprechpartner vor Ort
Fazit: Gruppenunterkunft mit Mehrwert
Wenn Sie Ihre Ferienunterkunft für große Gruppen anbieten möchten, lohnt sich eine gute Vorbereitung. Mit den passenden Räumlichkeiten, fairen Hausregeln und einer klaren Zielgruppenansprache schaffen Sie ein rundum gelungenes Angebot, das von Gruppen gerne weiterempfohlen wird. Denn wer sich willkommen fühlt, kommt wieder – und bringt oft noch mehr Menschen mit.
