Seit Mai 2018 gilt in der gesamten EU die einheitliche Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Für Vermieter bedeutet die Verordnung, dass der Umgang mit Gästedaten klar geregelt ist und datenschutzkonform sein muss. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder. Erfahren Sie in folgendem Beitrag, was die DSGVO beinhaltet, welche Regelungen für Vermieter gelten und wann welche Daten gelöscht werden müssen.
Was ist die DSGVO?
Die Datenschutzgrundverordnung ist ein europäisches Datenschutzgesetz. Es beinhaltet Regelungen zur Nutzung personenbezogener Daten vor allem von Unternehmen. Insbesondere E-Mail-Adressen werden häufig von einem Unternehmen an weitere verkauft. Dies zeigt sich beispielsweise an Spam-Mails, die die meisten bereits unfreiwillig erhalten haben.
In der DSGVO ist daher unter anderem verankert, dass Webseiten eine ausdrückliche Nutzergenehmigung zur Sammlung und Verarbeitung personenbezogener Daten einholen müssen.
Unter personenbezogene Daten fallen alle Informationen, die eine Person identifizierbar machen. Die wichtigsten Daten sind:
- Name
- Adresse
- Telefonnummer
- Steuer- oder Sozialversicherungsnummer
- Bankdaten
- Fotos
Für wen gilt die DSGVO?
Der Geltungsbereich der DSGVO umfasst alle Personen, welche Daten im beruflichen Umfeld erheben, also geschäftlich handeln. Darunter fallen gewerblichen und private Vermieter, Makler sowie Hausverwalter.
DSGVO für Vermieter
Vermieter müssen für einen Mietvertrag – egal ob bei lang- oder kurzfristiger Vermietung – persönliche Daten erheben. Sie als Vermieter sind daher Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wichtig ist, dass nur Daten gesammelt werden dürfen, welche für das Mietverhältnis Relevanz haben (Artikel 6 Abs. 1 DSGVO).
Typische Gründe für die Datenerfassung in der Kurzzeitvermietung bei z. B. Ferienwohnungen sind:
- Buchungsabwicklung (Name, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen)
- Kommunikation mit den Gästen vor, während und nach dem Aufenthalt
- Rechnungserstellung
Weitere Regelungen für Vermieter von Ferienwohnungen in Deutschland
Ergänzend zur EU-einheitlichen Datenschutzgrundverordnung gilt in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und eine Meldepflicht gemäß Bundesmeldegesetz (BMG). Dieses beinhaltet, dass jeder ausländische Gast einen Meldeschein mit Daten wie Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Reisedaten, Zahl der ausländischen Mitreisenden sowie ihrer Staatsangehörigkeit und die Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes ausfüllen muss (§ 30 Abs. 2 BMG).
Der Meldeschein kann bereits im Vorfeld durch Sie ausgefüllt werden und dem Gast bei Ankunft zur Unterschrift vorlegen. Alternativ können Sie den Schein vorab per Mail versenden oder ihn unausgefüllt in der Ferienwohnung hinterlassen. Am bequemsten ist für viele eine vollständig digitale Variante. Den Gast dazu verpflichten dürfen Sie als Vermieter jedoch nicht.
Der Schein muss ab dem Ankunftstag für 12 Monate aufbewahrt und auf Nachfrage den Behörden vorgelegt werden. Achten Sie darauf, den Schein vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist der Meldeschein zu vernichten.
Hinweis: Die Pflicht eines Meldescheins für deutsche Gäste ist zum Jahresbeginn 2025 entfallen.
Melderegelung in Österreich
Auch in Österreich gilt die DSGVO. Ergänzt wird dieses durch das Datenschutzgesetz (DSG). Das DSG beinhaltet eine Meldepflicht für Gäste innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft. Inhaber von Beherbergungsbetrieben sind verpflichtet, ein solches Gästeverzeichnis anzulegen. Dies kann sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form geschehen.
Das Gästeblatt muss folgende Angaben beinhalten:
- Vollständiger Name des Gastes
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Adresse
- Staatsangehörigkeit
- Herkunftsland
- Reisedokumentennummer (bei ausländischen Gästen)
- An- und Abreisedaten
- Namen und Geburtsdaten bei Mitreisenden im familiären Bund
- Informationen zum Herkunftsland der einzelnen Reisenden bei Reisegruppen
Die Aufbewahrungsfrist des Gästeblatts beträgt durchschnittlich sieben Jahre, wobei es Abweichungen in den einzelnen Bundesländern gibt. Nach Fristende müssen die Daten gelöscht bzw. vernichtet werden.
Datenschutzgesetz in der Schweiz
Da die Schweiz kein EU-Mitglied ist, gilt die DSGVO nicht. Es gilt jedoch ein eigenes Datenschutzgesetz, welches sich an der DSGVO orientiert. Die aktuelle Version ist 2023 in Kraft getreten.
Für die Gästeregistrierung hat jeder Kanton eigene Regelungen. Als Vermieter der Ferienwohnung müssen Sie sich daher am jeweiligen Standort der Immobilie über die Vorschriften informieren. Zu den Daten, die von den Gästen erhoben werden, gehören Name und Vorname, Adresse, Staatsangehörigkeit, Reisepass- oder Personalausweisnummer sowie das An- und Abreisedatum.
Es können auf Kantonsebene noch weitere Angaben erforderlich sein. Auch sind teilweise spezielle Formulare verpflichtend. Zudem gibt es Unterschiede in der Art der Registrierung, also ob die Daten via Papier oder digital erfasst werden. Die Aufbewahrungsfrist liegt in der Regel zwischen 12 und 24 Monaten. Im Anschluss ist eine Löschung oder Anonymisierung der Gästedaten erforderlich.
DSGVO: Welche Daten dürfen Vermieter von Ferienunterkünften erheben?
Längst nicht alle Daten dürfen bei der Ferienhaus-Vermietung abgefragt werden. Sie dürfen nur die Daten erheben, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Hier greift das Prinzip der Datensparsamkeit gemäß Artikel 6 Abs. 1 DSGVO.
Zu den typischen Beispielen, die im Zuge einer Kurzzeitvermietung abgefragt werden dürfen, gehören:
- Name und Vorname des Gastes
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
- Zahlungsinformationen
- Aufenthaltszeitraum
- Anzahl (und ggf. Alter) der mitreisenden Gäste
- Ausweis- oder Passnummer (bei Meldepflicht)
Es ist Ihnen nicht gestattet, zusätzliche private Informationen zu sammeln, die über die für Buchung und Meldung relevanten Daten hinausgehen.
Protokollierung der erhobenen Daten
Um auf Nummer sicher zu gehen, ist es sinnvoll, die erhobenen Daten gemäß Artikel 30 DSGVO zu protokollieren. Darunter fallen Infos, wann und zu welchem Anlass die Gästedaten abgefragt wurden, wo die Daten gespeichert sind und wann sie gelöscht werden.
Ein solches Verzeichnis – ob auf Papier oder digital – sollte bei behördlicher Nachfrage stets griffbereit sein. Können Sie dies nicht leisten, sind eventuell Bußgelder die Folge (Artikel 84 DSGVO).
Wie lange dürfen die Daten gespeichert werden?
Für den Zeitraum der Datenspeicherung gibt es eine klare Regelung der DSGVO (Artikel 17). Darin heißt es, dass Daten unverzüglich gelöscht werden müssen, sobald der Zweck erreicht ist, zu dem sie erhoben wurden. Allerdings gibt es Unterschiede in der Art des Erhebungszweckes, sodass sich unterschiedliche Fristen ergeben.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten:
Meldescheine in Deutschland: 1 Jahr
Gästeblätter in Österreich: ca. 7 Jahre (abhängig vom Bundesland)
Gästeblätter in der Schweiz: zw. 12 und 24 Monaten (je nach Kanton)
Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (Deutschland), 7 Jahre (Österreich), 10 Jahre (Schweiz)
Kontaktdaten für Marketingzwecke: Nur mit Einwilligung der Gäste und nur so lange, wie der Gast zustimmt
Welche Pflichten gelten für Vermieter nach der DSGVO?
Für Vermieter gelten seit Einführung der DSGVO einige Pflichten.
Informationspflicht
Bei der Datenerhebung müssen Sie Gäste darüber informieren
- welche Daten gesammelt werden
- zu welchem Zweck die Daten erhoben werden
- wie lange die Informationen gespeichert werden
- welche Rechte die Gäste haben
Am einfachsten können Sie dies über eine Datenschutzerklärung lösen, die entweder bei der Buchung bereits verlinkt ist oder bei der Ankunft ausgehändigt wird.
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Für die Verarbeitung der Gästedaten muss eine entsprechende Rechtsgrundlage bestehen. Dazu zählen:
- eine gesetzliche Pflicht z. B. bei der Meldebescheinigung
- die Vertragserfüllung z. B. bei der Buchung
- die Einwilligung z. B. für Newsletter
Sicherheit der Daten
Sie müssen dafür sorgen, dass niemand Unbefugtes Zugang zu den Gästedaten erhält. Verschließen Sie Papierunterlagen und verschlüsseln Sie digitale Daten sorgfältig.
Datenlöschung
Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen müssen die Daten der Gäste vernichtet bzw. unwiderruflich gelöscht werden.
Protokollierung
Dokumentieren Sie, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden.
DSGVO: Rechte der Gäste
Nicht nur Sie als Vermieter, sondern auch Ihre Gäste haben gemäß der Datenschutzgrundverordnung verschiedene Rechte:
- Auskunft über die gespeicherten Daten
- Berichtigung fehlerhafter Daten
- Löschung der Daten (nach Ablauf der gesetzlichen Frist)
- Einschränkungen in der Verarbeitung
- Widerspruch einlegen gegen Datennutzung zu Marketingzwecken
Fazit
Mit der DSGVO sind für private Vermieter von Ferienunterkünften einige Änderungen einhergegangen. Für die Abfrage und Aufbewahrung von Gästedaten gelten strenge Richtlinien, die sich aber durch klare Prozesse einfach umsetzen lassen. Wer sich an die Grundprinzipien hält – also nur notwendige Daten erhebt, diese sicher speichert und fristgerecht löscht sowie den Gast transparent informiert – ist auf der sicheren Seite und kann die Vermietung der Unterkunft entspannt angehen.
